Mùa cưới và những áp lực riêng của tiệm cầm đồ
Tháng Mười, phố rộn tiếng nhạc đám cưới, và tủ kính tiệm chị Hạnh lại đầy những bộ trang sức. Có người mang vàng đến cầm để lo tiệc cưới cho con, có người vừa cưới xong mang vàng mừng đến cầm làm vốn làm ăn. Với một tiệm nhỏ, khách đông là chuyện vui, nhưng đây cũng là lúc dễ rối nhất. Theo chị Hạnh, thứ giúp chị qua mùa cưới êm ả không phải trí nhớ tốt, mà là cách ghi chép có hệ thống trên một app quản lý cầm đồ.
Mùa cưới dồn ba áp lực lên cùng lúc:
- Số món vàng tăng vọt chỉ trong vài tuần, nhiều món trông gần như giống hệt nhau.
- Khách cần tiền gấp nên giao dịch diễn ra nhanh, dễ bỏ sót bước kiểm tra.
- Tiền mặt chi ra liên tục để cho vay, trong khi tiền chuộc về chậm hơn.
Điều chị lo nhất không phải chuyện vốn, mà là nhầm món. Hai chiếc nhẫn trơn cùng kiểu, hai bộ kiềng cưới cùng mẫu, chỉ cần đặt nhầm túi là khách chuộc về không đúng của hồi môn nhà mình. Với khách, đó không chỉ là vàng mà còn là kỷ niệm của cả gia đình.
Chia danh mục hàng hoá chi tiết trên app quản lý cầm đồ
Nhiều tiệm chỉ để một mục vàng chung cho mọi món. Ngày thường còn tạm được, mùa cưới thì không. Chị Hạnh tách danh mục trên Sổ Cầm Đồ thành từng loại: nhẫn, kiềng, lắc, bông tai, dây chuyền, mỗi loại một mục riêng. Khi tìm một hợp đồng, nhân viên lọc theo loại trước rồi mới xem mô tả, nên khả năng nhầm lẫn thu hẹp hẳn.
Cách chị làm khá đơn giản:
- Tạo danh mục theo đúng những loại món tiệm hay nhận, không gộp chung.
- Mỗi hợp đồng ghi mô tả cụ thể: kiểu dáng, hoa văn, chữ khắc nếu có, số món trong bộ.
- Ghi thêm đặc điểm nhận dạng riêng, ví dụ chiếc lắc có một mắt xích đã sửa, đôi bông tai thiếu một chốt.
- Đánh số túi đựng trùng với mã hợp đồng để món đồ và giấy tờ luôn đi cùng nhau.
Danh mục chi tiết còn giúp chị biết trong kho đang có gì, loại nào chiếm nhiều vốn nhất. Chuyện này được phân tích kỹ hơn trong bài về danh mục tài sản nhận cầm, giải thích vì sao kho đầy chưa hẳn là tín hiệu tốt.
Bốn điều cả tiệm không được quên trong mùa cưới
Mùa cưới nào chị Hạnh cũng dặn cả tiệm bốn điều. Không có gì phức tạp, nhưng làm đều tay thì tránh được phần lớn rủi ro.
- Một: nhận món nào ghi ngay món đó. Không để dồn đến cuối ngày mới nhập, vì lúc ấy ký ức đã lẫn lộn.
- Hai: kiểm tra và mô tả trước mặt khách. Khách nghe nhân viên đọc lại mô tả, xác nhận đúng rồi mới đóng túi.
- Ba: mỗi món một túi, mỗi túi một mã. Tuyệt đối không bỏ hai hợp đồng chung một túi, kể cả khi hai khách là người nhà.
- Bốn: khi chuộc, đối chiếu mã và mô tả rồi mới trao đồ. Mở túi, so với mô tả trên hợp đồng, khách xem lại rồi mới ký nhận.
Bốn điều này không mới, nhưng phải gắn với công cụ thì mới làm đều được. Khi mọi thông tin nằm trên phần mềm quản lý cầm đồ, nhân viên ca sau vẫn tra được đúng những gì ca trước đã ghi, không phụ thuộc vào trí nhớ của riêng ai. Nếu tiệm bạn chuyên nhận vàng bạc, có thể đọc thêm về điều kiện của tiệm cầm đồ trang sức để chuẩn bị đầy đủ từ kho, két đến quy trình giao nhận.
Theo dõi nguồn vốn từng ngày để không bị động
Nỗi lo thứ hai của chị Hạnh là vốn mỏng. Mùa cưới tiền ra nhiều hơn tiền vào, vì khách cầm vàng lo tiệc thường chưa chuộc ngay. Nếu chỉ đếm két cuối ngày, chủ tiệm rất dễ phát hiện mình thiếu vốn đúng lúc khách đang đứng chờ.
Mỗi ngày chị xem nguồn vốn trên app quản lý cầm đồ theo vài câu hỏi:
- Hôm nay đã giải ngân bao nhiêu, thu về bao nhiêu từ tiền lãi và tiền chuộc.
- Trong tuần còn bao nhiêu hợp đồng sắp đến hạn, dự kiến thu về khoảng bao nhiêu.
- Tiền mặt còn lại có đủ cho mấy ngày tới nếu khách vẫn đông như vậy.
Thấy vốn mỏng là chị chủ động bổ sung từ trước, chứ không đợi khách đến mới xoay xở. Tính năng nhắc hạn cũng giúp chị gọi cho khách đúng lúc, vừa giữ được quan hệ, vừa giúp dòng tiền quay vòng đều hơn. Nhờ quản lý cầm đồ theo từng ngày như vậy, chị bình tĩnh hơn hẳn giữa cao điểm.
Bài học dùng được cho mọi tiệm, không riêng mùa cưới
Kết quả của chị Hạnh: cả mùa cưới, hàng trăm món vàng vào ra mà không món nào bị nhầm chủ. Không có bí quyết gì đặc biệt, chỉ là danh mục rõ ràng, vài quy tắc đơn giản được làm đều tay, và một chỗ ghi chép tập trung.
Cách làm này cũng hợp với nhiều loại tài sản khác. Tiệm nhận máy ảnh, ống kính gặp đúng bài toán nhiều món na ná nhau, như trong câu chuyện về quản lý cầm đồ nghề nhiếp ảnh. Muốn bắt đầu, chủ tiệm có thể làm ngay ba việc trên app quản lý cầm đồ: rà lại danh mục cho đủ chi tiết, viết quy tắc riêng của tiệm ra chỗ ai cũng thấy, và tập thói quen xem số vốn mỗi sáng trước khi mở cửa.
Giữ vàng cưới là giữ niềm vui của hai nhà
Vàng cưới là của hồi môn, là lời chúc của hai họ. Giữ cẩn thận từng món là giữ niềm vui của cả hai nhà, và cũng là giữ uy tín của tiệm. Sổ Cầm Đồ là phần mềm cầm đồ giúp chủ tiệm ghi hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn và theo dõi thu chi, dữ liệu lưu ngay trên máy của tiệm. Mùa cưới năm nay mà tiệm bạn đang bận rộn thì đây chính là lúc nên sắp xếp lại danh mục và quy trình cho gọn gàng.
