Quản lý tiệm cầm đồ khi mất điện: 4 việc nên chuẩn bị sẵn

Chuyện mười một giờ trưa ở tiệm chị Oanh

Mười một giờ trưa, tiệm chị Oanh đang kín ghế thì cả dãy phố bỗng mất điện. Máy tính ở quầy tắt ngấm, quạt ngừng quay, khách ngồi chờ bắt đầu sốt ruột, còn cậu nhân viên mới vào làm thì cuống hết cả tay. Ai làm nghề lâu cũng biết sự cố kiểu này không báo trước, và cách người chủ xử lý trong vài phút đầu cho thấy việc quản lý tiệm cầm đồ của họ chắc chắn đến đâu.

Một tiệm cầm đồ không chỉ là nơi nhận đồ và giao tiền. Nếu bạn mới tìm hiểu về nghề, có thể đọc thêm bài cầm đồ là gì và hoạt động ra sao để thấy mỗi giao dịch gắn với bao nhiêu thông tin: món đồ, số tiền, ngày cầm, lãi suất, hạn chuộc. Khi mất điện, tất cả những thông tin đó vẫn phải được giữ đúng, không được sai một con số.

Giữ bình tĩnh trước, xử lý sau

Việc đầu tiên chị Oanh làm không phải là gọi thợ điện hay lục tìm sổ, mà là trấn an mọi người trong tiệm. Chị nói với khách rằng tiệm vẫn làm việc bình thường, chỉ chậm hơn một chút, rồi mở cửa sổ cho thoáng. Sau đó chị mới lấy điện thoại ra để làm tiếp từng việc.

Nghe thì đơn giản, nhưng đây là bước quan trọng nhất. Khách đến tiệm cầm đồ thường đang cần tiền gấp hoặc đang lo cho món đồ của mình. Nếu chủ tiệm cuống lên, khách sẽ nghĩ tiền và đồ của họ đang gặp rủi ro. Ngược lại, một câu nói điềm tĩnh đủ để họ ngồi chờ thêm vài phút.

Vài điều nên làm ngay khi có sự cố:

• Nói rõ với khách tình hình và việc tiệm sẽ làm tiếp theo.
• Giữ cửa tiệm và tủ đồ trong tầm mắt, nhất là khi trời tối hoặc thiếu ánh sáng.
• Tạm dừng các giao dịch chưa xác nhận xong, không giao tiền khi chưa ghi nhận đầy đủ.
• Kiểm tra xem điện thoại và các thiết bị còn bao nhiêu pin.

Chia việc rõ ràng: bí quyết quản lý tiệm cầm đồ lúc sự cố

Thay vì một mình ôm hết, chị Oanh chia việc ngay: một người rót nước mời khách, một người kiểm đồ, còn chị lo phần hợp đồng. Mỗi người chỉ cần làm tốt một việc, không ai phải đoán xem mình nên làm gì.

Cách chia này hợp lý vì nó đi đúng theo luồng của một giao dịch cầm đồ. Người tiếp khách giữ cho không khí dễ chịu, người kiểm đồ đảm bảo món đồ nhận vào hoặc trả ra đúng như mô tả, còn người chủ chịu trách nhiệm phần giấy tờ và tiền bạc, chỗ dễ sai nhất và cần cẩn thận nhất.

Với nhân viên mới, việc được giao một nhiệm vụ cụ thể giúp họ bớt hoảng. Cậu nhân viên đang cuống tay lúc đầu, chỉ vài phút sau đã bình tĩnh lại khi biết mình chỉ cần lo rót nước và hướng dẫn khách ngồi chờ theo thứ tự.

Sổ sách vẫn khớp nhờ dữ liệu không chỉ nằm trên giấy

Điều khiến chị Oanh yên tâm nhất là chị mở được bảng tổng kết giao dịch trên Sổ Cầm Đồ ngay trên điện thoại. Tiền đang cho vay và tiền lãi đã thu vẫn hiện đủ, chị không phải ngồi lật sổ tay hay cố nhớ khách nào cầm món gì.

Nhiều tiệm vẫn quen ghi chép bằng tay, và câu hỏi cần bao nhiêu quyển sổ để quản lý luôn là chuyện đau đầu: sổ hợp đồng, sổ thu chi, sổ theo dõi hạn chuộc. Lúc mất điện, ánh sáng kém, khách đông, việc lật qua lại giữa mấy quyển sổ rất dễ dẫn đến nhầm lẫn. Dùng phần mềm quản lý cầm đồ giúp mọi con số nằm ở một chỗ, tra cứu nhanh và ít sai hơn.

Kết quả là khi có điện lại, tiệm đã xong hết lượt khách, sổ sách vẫn khớp, không lệch đồng nào. Đó là điều mà việc quản lý cầm đồ bằng giấy rất khó đảm bảo trong một buổi trưa hỗn loạn như vậy.

Bốn việc chuẩn bị sẵn cho những lúc mất điện

Sau hôm đó, tiệm chị Oanh có thêm bốn việc chuẩn bị sẵn. Đây là những thói quen nhỏ, không tốn nhiều chi phí, nhưng giúp việc quản lý tiệm cầm đồ không bị gián đoạn khi gặp sự cố.

• Giữ điện thoại luôn đủ pin và có sẵn sạc dự phòng ở quầy. Điện thoại là công cụ làm việc chính khi máy tính tắt, nên cần cài sẵn và đăng nhập sẵn ứng dụng quản lý.
• Chuẩn bị đèn pin hoặc đèn sạc ở chỗ dễ lấy, đủ sáng để kiểm đồ và đọc giấy tờ.
• Thống nhất trước cách chia việc: ai tiếp khách, ai kiểm đồ, ai lo hợp đồng. Nói rõ với cả nhân viên mới ngay từ ngày đầu.
• Định kỳ xem lại bảng tổng kết giao dịch để nắm số liệu, nhờ vậy khi có sự cố chủ tiệm biết ngay con số nào cần đối chiếu.

Nếu tiệm bạn chưa dùng phần mềm cầm đồ và đang cân nhắc, có thể tham khảo bài mua phần mềm quản lý cửa hàng cầm đồ bao nhiêu tiền để có cái nhìn rõ hơn trước khi quyết định.

Người chủ bình tĩnh, cả tiệm yên lòng

Sự cố thì không ai báo trước: mất điện, mạng chập chờn, máy tính hỏng đúng lúc đông khách. Điều quyết định không phải là sự cố lớn hay nhỏ, mà là tiệm đã chuẩn bị đến đâu và người chủ phản ứng thế nào. Một người chủ bình tĩnh, biết chia việc và nắm chắc số liệu sẽ khiến cả nhân viên lẫn khách thấy yên lòng.

Sổ Cầm Đồ giúp chủ tiệm quản lý hợp đồng, tính lãi, nhắc hạn và theo dõi thu chi ở một nơi, để dù hôm đó có chuyện gì xảy ra, sổ sách của tiệm vẫn rõ ràng và khớp từng đồng.